Accounting records & filing.

Kebelakangan ini aku cukup pening kepala dengan client-client aku yang 'out-source ' kan untuk buat akaun sebelum kena audit.

Masalahnya mereka ni....Dokumen2 berterabur, takde sistem, hampeh, hancus...

Yang bestnya diorang campak kat aku satu bag plastik serupa bag SANTA CLAUSE.

Masalah-masalah dokumen berterabur ni akan menyebabkan masalah bukan sahaja bila nak buat akaun tetapi juga bila nak kena audit dan masa nak kira cukai.

Di bawah ini aku 'list' kan simple steps untuk filing document semua tu.

1)Sediakan file-file kosong dan pastikan mencukupi.

2)Susun kertas2 tersebut mengikut bahagian debtors, creditors, Sales, Purchasing, expenses.

3)Perhatikan samada kertas-kertas itu adalah Invoice, bil atau quotation. PENTING, jangan record 'figure' dalam quotation kerana ia adalah salah sama sekali.

4)Ok, bila dah asingkan semua tu, susun pulak mengikut vendor nya, susun ikut nama Debtors ataupun creditors tersebut.

5)Selepas dah susun ikut nama, letakkan dalam partition yang membahagikan nama-nama tersebut. Ok, dah ada partition, susun pulak mengikut tarikh. (Tarikh adalah amat penting dalam perakaunan, sila asingkan mengikut tahun perakaunan yang berakhir.)

6)Tau ape itu chequebutt? Dalam buku cheque kita ada 2 part, satu cheque dan boleh dikoyak dan meninggalkan bahagian yang kecil. Dalam bahagian kecil itu pastikan anda tulis, issue cheque kepada siapa dan untuk apa. Kalau Cheque itu cancelled, tolong la lekatkan nombor cheque itu balik pada cheque butt nya.

7)Sediakan beberapa buku lejar (ledger) untuk rekod Sales, Expenses;Purchasing of stock, direct expenses dan any other expenses, Assets, liabilities dan pelbagai lagi elemen-elemen dalam penyata kewangan.

8)Dalam perakaunan, kita ada 2 cara menyediakan penyata kewangan. Secara tradisionalnya adalah Cash basis (Transaction will be recorded at the date only when the expenses have been paid or only when the income received) dan satu lagi yang lebih professional dan diterima adalah Accrual basis (Income and expenses will be recorded at when the date of invoices being issued or bills have been received regardless whether they have been paid or not). SILA GUNA ACCRUAL BASIS.

9)Pastikan invoice yang direkod adalah sequentially. Jangan suka-suka hati je nak langkau ke muka surat yang lain atau nombor invoice yang lain. Mana-mana invoice yang batal mesti ditulis diatas invoice tersebut batal (cancelled) dan rekod di buku lejar juga harus di update.

10)Jika discount diberi kepada pelanggan (debtors), sila issue credit note (CN) dan jika supplier beri discount kepada kita, kita yang akan terima (CN), Sila UPDATE LEDGER masing-masing, jangan buat tak tau je. Pastikan anda dah record discount atau sales adjustment tersebut (Pulang barang -Debtors ;Return inwards / Creditors ; Return outwards)

11)Masuk al-babun belanja, Setiap perbelanjaan harus direkod tanpa mengira dah bayar ke belum. Setiap bil/invoice yang sudah dibayar harus dicop PAID, manakala yang belum dibayar harus dimasukkan dalam akaun accruals. Setiap invoice yang dah dicop paid harus disertakan dengan Payment Voucher, tulis nombor cheque/ number sekuen cash, bayar kepada siapa, untuk apa dan yang PENTING, tarikh jangan lupa ya.

12)Tolonglah sangat2, sila update cash book dan Bank Book anda. Setiap satu sen yang keluar mahupun yang masuk harus direkod dan dikenalpasti sumbernya.

Cukuplah untuk itu dulu, lepas ni aku akan postkan tips2 yang lain.

Sudah tiba masanya business korang harus diupgradekan supaya jadi lebih civilised lagi.